RPA คืออะไร?
ย่อมาจาก Robotic Process Automation โดยเป็นเทคโนโลยีที่ช่วยในการกำหนดค่าซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ หรือ “Bot” เพื่อเลียนแบบและรวบรวมการกระทำของมนุษย์มาตีความ ตอบสนอง สื่อสารกับระบบอื่น ๆ เพื่อทำงานอัตโนมัติกับงานซ้ำๆที่มีปริมาณมาก ๆ แทนมนุษย์ และ Bot ซอฟต์แวร์ RPA ยังสามารถทำงานได้ 24 ชั่วโมง และมีข้อผิดพลาดน้อยจนถึงขั้นอาจไม่มีข้อผิดพลาดเลย
RPA ช่วยทำงานอัตโนมัติ โดยใช้ต้นทุนและเวลาน้อยกว่าเครื่องมือไอทีแบบเดิม ๆ โดยตัว RPA ใช้ประโยชน์จากโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่โดยที่ไม่ทำให้ระบบพื้นฐานต้องหยุดชะงัก เป็นเหตุให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายสูงในการเปลี่ยนระบบ สรุปจากการทำงานของ RPA เราจะเห็นว่า RPA เมื่อเปรียบเทียบกับเครื่องมือตัวอื่นแล้ว ข้อดีของมันคือได้รับประโยชน์อย่างรวดเร็ว เพราะประหยัดเวลากว่ามาก อีกทั้งลงทุนต่ำ ไม่มีการหยุดชะงักของระบบพื้นฐาน นำธุรกิจด้วยการสนับสนุนจากข้อมูลทางเทคโนโลยี และปรับแต่งได้ให้เข้ากับสภาพทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป
จากที่พูดข้างต้นว่าตัว Bot RPA สามารถเลียนแบบและรวบรวมการกระทำของผู้ใช้งาน ในส่วนนี้จะพูดถึงการใช้ประโยชน์เป็นข้อๆของตัว Bot RPA ยกตัวอย่างได้ดังนี้
1.สามารถเข้าได้ในทุกแอพพลิเคชั่น
2.สามารถเชื่อมต่อกับระบบ APIs
3.คัดลอกข้อมูลจากที่หนึ่งและวางยังอีกที่หนึ่งได้
4.ย้ายไฟล์และโฟลเดอร์ได้
5.แยกเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรและกึ่งลายลักษณ์อักษรจากเอกสาร, PDFs, อีเมลและแบบฟอร์ม
6.อ่านและเขียนกลุ่มข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้โดยเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันโดยที่ข้อมูลนั้นไม่จำเป็นจะต้องเก็บอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกันก็ได้
7.เปิดอีเมลรวมทั้งสิ่งที่แนบมา
8.ดึงข้อมูลจากเว็ปต่าง ๆ เพื่อมาใช้ประโยชน์ตามที่เราต้องการในหลากหลายด้าน
9.สามารถทำการคำนวณค่าโจทย์ต่าง ๆได้
ยุคนี้เป็นยุคของเทคโนโลยีและการเข้าถึง Bot ก็เป็นเรื่องง่ายมากยิ่งขึ้น
การเปิดรับ Bot เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานทางด้านธุรกิจ ก็เป็นสิ่งที่น่าสนใจมากถึงมากที่สุด เพราะเมื่อคุณยิ่งเปิดรับ Bot เข้ามาเร็วเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งสร้างความได้เปรียบทางกาแข่งขันให้กับธุรกิจของคุณได้เร็วเท่านั้น ด้วยการตอบสนองที่รวดเร็วและเหมาะสมกับความต้องการ Bot ซอฟต์แวร์นี้นั้นง่ายต่อการฝึกฝนและรวมเข้ากับระบบต่าง ๆได้อย่างลงตัว
มากไปกว่านั้นมันสามารถอัพเกรดในขณะที่ทำงานอยู่เพื่อให้เกิดความต่อเนื่องแล้วก้าวหน้าทางเทคโนโลยีไปพร้อม ๆกันในด้านธุรกิจของคุณอีกด้วย และถ้าจะพูดถึงประโยชน์การทำงานด้านธุรกิจของ RPA แล้วสรุปก็จะได้แต่ละข้อดังนี้
1.มีความแม่นยำสูง : RPA ซอฟต์แวร์ Bot ถูกตั้งโปรแกรมให้ปฏิบัติตามกฎ Bot จะไม่เหนื่อย และทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงและไม่มีข้อผิดพลาด
2.เมื่อปรับปรุงแล้วให้ปฏิบัติตามนั้น : เมื่อได้รับการปรับปรุงแล้ว RPA จะดำเนินการได้อย่างน่าเชื่อถือ, ลดความเสี่ยงที่เกิดขึ้น, ทุกสิ่งที่ RPA ทำจะมีการตรวจสอบและการทำงานของ RPA จะสามารถควบคุมได้ 100 เปอร์เซ็นต์ เพื่อให้เป็นไปตามข้อบังคับและมาตรฐานที่กำหนดไว้
3.ประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างรวดเร็ว : RPA สามารถลดต้นทุนด้านกระบวนการได้ถึง 80 เปอร์เซ็นต์ ภายในเวลาไม่ถึง 12 เดือน องค์กรส่วนใหญ่ได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนเชิงบวกและลดต้นทุนสะสมได้ถึง 20 เปอร์เซ็นต์
4.สามารถยืดหยุ่นได้มาก : Bot RPA สามารถเพิ่มเติมการใช้งานได้ตลอดเวลาทั้งการอัพเดรตตัว Bot หรือจากการสร้างตัว Bot ให้มากขึ้นตามความต้องการที่มากขึ้นก็ได้ แต่ก็ยังคงความค่าใช้จ่ายน้อยอยู่ดี
5.เพิ่มความเร็วแล้วได้ผลผลิต : พนักงานจะเป็นกลุ่มแรกที่ได้เห็นประโยชน์ของ Bot RPA เนื่องจาก Bot ตัวนี้ถูกสร้างขึ้นเพื่อเข้าไปช่วงการทำงานของพนักงานโดยตรงให้สามารถตัดกิจกรรมที่ไม่เพิ่มมูลค่าเงินเข้าบริษัทแถมยังกดดันในการทำงานและซ้ำซากจำเจในการทำงานอีกด้วย
Process mining
กระบวนการ Process mining เปรียบเสมือนสะพานที่เชื่อมระหว่างการวิเคราะห์กระบวนการแบบดั่งเดิม เช่นการจำลองสถานการณ์และเทคนิคการจัดการกระบวนการธุรกิจ กับเทคนิคการวิเคราะข้อมูล เช่นการเรียนรู้ของเครื่องจักรและการทำเหมืองข้อมูล
ซึ่ง Process mining จะหาความสอดคล้องกันระหว่างข้อมูลเหตุการณ์ และโมเดลหรือข้อมูลทางสถิติเช่นกราฟ รายงาน เพื่อทำให้เห็นการทำงานของทั้งระบบ ประสิทธิภาพของการทำงานผู้ปฏิบัติงานและประสิทธิภาพของกระบวนการ
เช่นทำให้เห็นการใช้เวลาของการทำงานในแต่ละขั้นตอน ความผิดพลาด ความล่าช้า แนวโน้มของเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เพื่อนำมาวิเคราะห์หาทางแก้ไขปัญหาและขั้นตอนกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด นากจากนี้ Process mining ยังแก้ปัญหาการแยกกันระหว่างธุรกิจกับเทคโนโลยีด้วย
ประโยชน์ของ Process mining สรุปได้เป็นข้อๆดังนี้
1.สำรวจกระบวนการทุกที่ทั่วองค์กรเพื่อหาข้อแก้ไขหรือจุดด้อยขององค์กร
2.วิเคราะห์กระบวนการครบถ้วนและถูกต้อง
3.ตรวจสอบกระบวนการและปรับปรุงวัดผลอย่างต่อเนื่อง
4.ใช้ในอุตสาหกรรม เช่น บริการทางการเงิน, โทรคมนาคม, การผลิต, ด้านสุขภาพ หรืออุปโภคบริโภคอื่น ๆ
5.วิเคราะห์ทุกกระบวนการในพื้นที่การทำงาน
การทำงานของ Process mining
Step 1 ใช้ข้อมูลที่ผู้ใช้อินเทอร์เน็ตได้ทิ้งไว้
ซึ่งสามารถถูกติดตามและถูกนำไปใช้ได้ผ่านแพลตฟอร์มต่าง ๆ เพื่อไปค้นหากระบวนการของคุณ
: ทุกระบบขององค์กรเก็บข้อมูลเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการของคุณ Process mining อ่านข้อมูลนี้และแปลงเป็นบันทึกเหตุการณ์ ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 3 ส่วนคือ ประทับเวลา, case ID, และกิจกรรม
Step 2 ขยายทุกกระบวนการ
: Process mining จะสร้างกราฟกระบวนการอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจลายละเอียดกระบวนการของคุณรวมถึงระยะเวลาแต่ละขั้นตอน และรูปแบบทั้งหมดในโฟลว์กระบวนการ
Step 3 โฟกัส, แก้ไข, และจัดลำดับความสำคัญ
: Process mining สามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการได้ง่าย คุณสามารถสร้างไปป์ไลน์ ROI (อัตราส่วนของกำไรกับค่าใช้จ่าย) ที่สูงและสมบูรณ์ด้วย Ui path ได้ คุณจะเข้าใจผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่ถูกนำเสนอหรือการทำงานอัตโนมัติที่ถูกนำเสนอได้ทันที (ดูได้จากโฟลว์การนำเสนอที่สร้างจาก Uipath ได้เลย) รวมทั้งประหยัดค่าใช้จ่ายและความพยายาม
Step 4 ตรวจสอบประสิทธิภาพเพื่อติดตาม (และเป็นไปตามข้อกำหนด)
: Process Mining จะตรวจสอบและวัดผลอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นคุณจะเป็นคนแรกที่รู้ว่าเป็นตามแบบที่คุณได้กำหนดไว้หรือไม่ นอกจากนี้คุณจะได้รับเส้นทางการตรวจสอบทั้งหมดของกระบวนการด้วย